Gestao documental

INTRODUÇÃO

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária e permanente (primeira, segunda e terceira idade).Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa ou órgão público.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.
Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrónico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, em seguida há uma definição dos vários estágios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desatualizado (destruído).
Somente a elaboração de um conjunto de normas e procedimentos técnicos para a produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade permanente), com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final permite o desenvolvimento e a implementação eficaz de sistemas informatizados de gestão de documentos e informações.
A gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por transparência e acesso rápido às informações.

ARQUIVOS E A GESTÃO DOCUMENTAL

A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está