Gestao documental

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  • Publicado : 10 de junho de 2012
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INTRODUÇÃO

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária e permanente (primeira, segunda e terceira idade).Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de naturezadocumental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa ou órgão público.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrónico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, em seguida há uma definição dos vários estágios do ciclo de vida do documento aolongo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desatualizado (destruído).
Somente a elaboração de um conjunto de normas e procedimentos técnicos para a produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade permanente), com a definição de seus prazos deguarda e de sua destinação final permite o desenvolvimento e a implementação eficaz de sistemas informatizados de gestão de documentos e informações.
A gestão documental contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por transparência e acesso rápido às informações.

ARQUIVOS E A GESTÃO DOCUMENTAL

A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel estápresente em todas as organizações.
Em geral, o arquivo é considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuições bem definidas a não ser “guardar papéis”. O conceito corrente de “arquivo” é sinônimo de “arquivo morto”, ou seja, um amontoado de papéis velhos sem “utilidade” nenhuma.
Sua posição hierárquica na estrutura administrativa dos órgãos públicos e das empresas privadas induz aodesprestígio, à desvalorização de seus serviços e à falta de recursos materiais e humanos com qualificação técnica adequados ao seu pleno funcionamento.
Por outro lado, para o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, torna-se necessário assegurar a integração dos protocolos com os arquivos. Essa integração permitirá que os documentos sejam rapidamente localizadosnão apenas durante sua tramitação, mas também durante o período em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermediário e permanente.
As falhas nos sistemas de controle da produção e tramitação dos documentos, a acumulação desordenada e a falta de normas e procedimentos arquivísticos comprometem a qualidade das atividades rotineiras, uma vez que dificulta o acesso àinformação, onera o espaço físico e aumenta os custos operacionais.
Assim, gestão documental garante aos órgãos públicos e empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem, uma significativa economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial, a otimização e racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação dasinformações.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
* Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
* Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos eletrònicos e de documentos com origem em papel;
* Uniformização de Processos de...
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