Gestão de documentos

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A teoria dos arquivos e a gestão de documentos

Ana Márcia Lutterbach Rodrigues
Bacharel em Filosofia pela UFMG, Mestre em Ciência da Informação pela UFMG, Funcionária do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. anamarcialr@hotmail.com

Apresenta os principais conceitos da arquivologia, a fim de discutir como eles podem orientar a elaboração de uma metodologia de gestão dos documentos dearquivo, bem como a identificação dos principais problemas a serem superados para o acesso à informação arquivística. Palavras-chave: Arquivo, Arquivologia, Gestão de documentos, Informação Recebido em 24.08.2005 Aceito em 20.02.2006

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Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006

Ana Márcia Lutterbach Rodrigues

Introdução
A atividade denominada recordsmanagement, originalmente cunhada em inglês e posteriormente traduzida como gestão de documentos, não surgiu da prática ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administração pública. Jardim (1987) esclarece: [..] as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentosconsiderados de valor histórico. A tal concepção opunha-se, de forma dicotômica, a de ‘documento administrativo’, cujos problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam1 (p.36). A partir da segunda metade do século passado, há uma reorientação da profissão dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra em pauta, maisespecificamente na América do Norte, de onde repercute para os demais países ocidentais, a eliminação de documentos antes de serem recolhidos para guarda permanente. É formulado o conceito de ciclo de vida2 dos documentos de arquivo. Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu Arquivos modernos – princípios e técnicas no qual dedica toda a Parte II à Administração de arquivos correntes ondese encontram os capítulos: Controle da produção de documentos, Princípios de classificação, Sistemas de registro, Sistema americano de arquivamento e Destinação dos documentos. Com esta publicação abre-se a discussão sobre os arquivos correntes e a sua gestão. Isso não significa que, na prática, os arquivos correntes tenham passado a ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. Asinstituições arquivísticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo permanente e com o objetivo primeiro de atender à pesquisa acadêmica. Essa tradição promoveria o distanciamento da prática da gestão de documentos arquivísticos da teoria dos arquivos. No Brasil, em 1991, a promulgação da Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suascompetências, vem reforçar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questões relacionadas à gestão dos arquivos correntes, pois ela estabelece que a gestão dos documentos públicos correntes é de competência das instituições arquivísticas. Nessa perspectiva, pretende-se, aqui, identificar quais são os preceitos da arquivologia e o seu significado nos processos de gestão de documentosarquivísticos e as principais dificuldades para o acesso à informação arquivística. A arquivologia não é um corpo teórico consolidado. Existem abordagens distintas tanto de um país para outro quanto de uma linha de pensamento para outra. Como as dimensões desse artigo não permitem um aprofundamento da discussão sobre essas tensões, tentar-se-á expor os principais conceitos privilegiando a abordagemjenkinsoniana de Luciana Duranti. O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se à perspectiva schellenbergiana de que os documentos correntes são distintos dos documentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002), o que leva Schellenberg

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Na língua inglesa, apenas os documentos de guarda permanente são chamados de archives, os de uso corrente recebem a denominação de records.

O ciclo de...
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