Gestão de arquivos

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AUTOMAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS ATRAVÉS DA DIGITALIZAÇÃO E DO SOFTWARE WINISIS: RELATO DE EXPERIÊNCIA

Claudete Borsoi


Resumo: Neste texto são relatadas as atividades realizadas no Arquivo do Laboratório de Pesquisa em Endodontia da Universidade Federal de Santa Catarina através da digitalização dos documentos e da implementação da base de dados com o software CDS_ISIS for Windows, naversão Winisis. O objetivo do trabalho concerne na automação dos serviços oferecidos neste local e a migração dos documentos do formato impresso para o digital como forma de propiciar a preservação das informações de valia e de continuar a disponibilizar aos usuários. A metodologia adotada envolve a seleção dos documentos, o desenvolvimento da base de dados, a conversão e a indexação dos documentosdigitalizados na base de dados implementada.

Palavras-chave: Automação de arquivo. Gestão de arquivo. Digitalização de documentos. Preservação de documentos. Base de dados – Winisis.

















1 INTRODUÇÃO

Nos tempos atuais, cada vez mais, as pessoas físicas e as empresas públicas e privadas, estão dando importância à produção, à coleta, à organização e à preservaçãodas informações que concernem suas atividades e trajetórias de vida. Cada vez mais, também, o uso das tecnologias de comunicação, de armazenamento e de disseminação das informações tem auxiliado na criação de ferramentas e de gerenciamento para o atendimento dessas necessidades.
Para Lèvy apud Aquino (2004, p. 10) as tecnologias digitais surgem como a infra-estrutura do ciberespaço, novoespaço de comunicação, de sociabilidade, de organização de transação e de novo mercado da informação e do conhecimento. Neste contexto, os documentos digitais estão facilitando a produção e disseminação das informações e a preservação digital apresenta-se como um dos grandes desafios em todas as áreas no mundo atual, tanto comercial, industrial e, principalmente, acadêmica (pesquisa científica).Torna-se importante garantir não somente o acesso às informações, mas também sua preservação de forma prolongada e segura. Segundo Márdero Arellano (2004, p.17) a preservação digital exige planejamento, estratégias, mecanismos e recursos para o armazenamento das informações em repositórios de dados digitais que garantem a confiabilidade dos seus conteúdos e o acesso a longo prazo. Portanto, apreservação deste tipo de documento, como na gestão dos documentos físicos, exige que sejam adotadas políticas e medidas ou procedimentos para a sua manutenção. Estas envolvem, principalmente, questões relacionadas às instalações, à conexão, aos suprimentos, cuidados quanto à segurança de sigilo dos documentos, suportes (programas e equipamentos de armazenamento), formatos padronizados, migração dedados, ao ambiente (temperatura, poeira, luz, fogo, umidade e animais), roubos, vírus, entre outros.
A preservação das informações pode ser definida como sendo como “um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.” (CASSARES, 2000, p.15). Outros autores destacam que “otermo preservação, assim como informação e documento, é polissêmico e hoje em dia tende a ser associado com a área de meio ambiente” (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004, p.9). Pois, assim, como o homem, documentos em papel, dentre os quais livros, revistas, jornais, artigos, fotografias, etc., também possuem o seu ciclo de vida e sofrem o envelhecimento natural desde que são gerados. Outras causassão resultantes de microorganismos, insetos, roedores, tanto quanto a poluição atmosférica, umidade, temperatura e luminosidade inadequadas, que entram na sua composição, causando a oxidação da celulose e toda a sua degeneração gradativa. Mas, os maiores danos que os documentos podem sofrer são decorrentes do manuseio pelo ser humano e a aplicação de fitas adesivas, grampos, clipes metálicos,...
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