Gerenciamento de reuniões

Páginas: 4 (877 palavras) Publicado: 17 de novembro de 2011
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[GERENCIAMENTO DE REUNIÕES] |
As reuniões são inevitáveis, mas não precisam ser improdutivas. Este resumo ajudará você a transformar as reuniões em algo produtivo, decisivoe animado. |

AFINAL, PARA QUE SERVE UMA REUNIÃO?
Apesar de tudo que você já ouviu e presenciou em relação às reuniões, elas não precisam ser tediosas, desnecessárias e durar demais. Você podemudar isso tudo – basta aprender a conduzir reuniões.
PARA QUE CONVOCAR UMA REUNIÃO?
Antes de tudo, imagine o que você quer conseguir da reunião. Decida o que quer que seja feito.
Em seguida, imaginequem você quer que o ajude e quem deverá ser convocado. Depois que houver resolvido ‘o que’ e ‘quem’, o resto (quando e onde) será muito mais fácil.
Em geral, você deverá convocar uma reunião quandotiver um bom motivo – como acontece quando:
* Precisa que todo o grupo forneça informações ou orientações sobre uma determinada questão;
* Quer que a equipe participe de um processo decisórioou da solução de um problema;
* Precisa esclarecer alguma coisa que não pode ser esclarecida em um encontro individual.
Mas não convoque uma reunião quando:
* O assunto for uma questãopessoal que possa ser resolvida individualmente com alguém;
* Não tiver tempo para se preparar;
* O grupo estiver incomodado e precisar de algum tempo, antes de poder abordar uma fonte de conflitoou frustração.
QUEM PARTICIPARÁ DA REUNIÃO?
Quantas pessoas você deverá convocar?
Digamos que você tenha decidido que o grupo precisa se reunir. Antes de pensar em quem você vai convocar, decidaquantas pessoas serão. Existe uma regrinha básica que é 08 – 18 – 1800:
* Se tiver de resolver um problema ou tomar uma decisão importante, não convide mais que oito pessoas. A presença de mais deoito pessoas na mesma sala sempre provoca mais problemas do que ajuda;
* Se quiser promover um brainstorm (tempestade de idéias, sugestões e propostas), então você poderá chegar a dezoito...
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