Fluxos administrativos

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2.6 ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Objetivando facilitar o desenvolvimento dos processos administrativos, temos à disposição a ferramenta do fluxograma uma apresentação esquemática e de fácil visualização. Muito utilizado pelas organizações que objetivar garantir a padronização e a qualidade dos seus produtos e serviços.

Segundo Cury (2010) O fluxograma ou gráfico de processamentoé uma representação de fenômenos quaisquer, cujo objetivo é facilitar a compreensão da exata tramitação de certo fluxo de trabalho […]

De acordo com D’Ascenção (2010, p 110) “O fluxograma é uma técnica de representação que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo”.

Sendo assim o fluxograma é uma ferramenta que ajuda a entender demaneira rápida efácil todas as etapas de desenvolvimento de um processo em uma empresa.

De acordo com (SCAICO, 2006, p.109) “ A construção do fluxo básico do processo deve iniciar-se com a descrição da finalidade, que é o propósito maior do processo (Missão ou objetivos do processo).

Assim criado o fluxo básico conhece-se melhor a sua finalidade, seus objetivos e processos que deveram serimplementados.

2.6.1 A metodologia de Padronização de Processos

A metodologia de padronização é aplicável em processos já existentes na organização e pode servir de base para criação de novos processos.

De acordo com (SCAICO, 2006, p.98), existem 7 etapas para padronização de processos.

1ª Etapa. Identificar os processos chave da organização.
2ª Etapa. Estabelecer, por processos e deforma completa: fornecedores, insumos, tarefas, produtos, e clientes.
3ª Etapa. Elaborar e analisar a Matriz de Responsabilidades do processo, enfocando a distribuição de responsabilidades por todas as tarefas, entre os setores e/ou funções envolvidas.
4ª Etapa. Definir os indicadores de qualidade
5ª Etapa. Elaborar o Procedimento Operacional para cada tarefa que compõe o processo.
6ª Etapa.Efetivar a implantação dos processos padronizados.
7ª Etapa. Monitorar e acompanhar a operacionalização do processo por meio de auditagem.

As etapas acima nos mostramque essa metodologia é uma das maneiras de padronizar um processo dentro de uma organização, mas ela pode sofrer adequações para melhor ajustar-se ao sistema organizacional.

2.6.1.2 Implantação dos processos

Para efetuara implantação dos processosnecessita-se de um treinamento com os funcionários envolvidos. Segundo Scaico (2006) A filosofia de treinamento no trabalho, será conduzida pelo coordenador do grupo de padronização do processo, no próprio local de trabalho dos executantes envolvidos na padronização.

Usando essa filosofia entende-se de que quanto mais treinados estiverem o empregado maior será aestabilidade do processo.

Para Scaico (2006) o treinamento no trabalho deve observar as seguintes premissas:

* Treinar os executantes como prioridade
* Formalizar o treinamento
* O instrutor deverá atuar como facilitador
* As normas básicas serão formalizadas como padrões treinados
* Os indicadores devem ser validados.
Essas premissas deverão ser seguidas para que hajauma implantação correta.

2.6.2Estudo convencional de processos ou Fluxograma

O fluxograma é uma técnica tradicional eutilizada no estudo de processos há muitos anos. Ele possui diversas nomenclaturas; entre elas gráficos: de procedimentos, e gráficos de processos. De qualquer forma, o termo mais adequado é: o fluxograma, para todo e qualquer gráfico que demostre algum fluxo. Segundo(ARAUJO,2010,p33) “O fluxograma, de maneira geral, procura apresentar um processo passo a passo, ação por ação”

Figura 2.2.2.2.1 Processos Produtivos
Fontes: <http://www.lugli.com.br/2009/08/fluxograma/l>

Enfim o fluxograma é uma das ferramentas mais utilizadaspor aqueles que desejam analisar e/ou redesenhar um processo de trabalho, pelas suas vantagens quando utilizado.

2.6.2.2...
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