Fluxogramas

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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

FLUXOGRAMAS



INTRODUÇÃO

Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações de entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve, além dessas operações, as áreas da organização envolvidas, os recursos humanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os tempos de execução, adocumentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.

A análise do processo atual deve começar pela análise crítica do levantamento, visando verificar se nada foi omitido e se todas as questões relativas à atitude interrogativa foram devidamente respondidas. Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representação gráfica, do fluxo do processo atual. Esse diagrama,denominado fluxograma, permite uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da situação atual.


CONCEITO

O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).

Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bemcomo sua análise e redesenho.


ASPECTOS

Por intermédio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo:

✓ Quais operações são realizadas;
✓ Onde são realizadas as operações;
✓ Quem as executa;
✓ Quais as entradas e saídas;
✓ Qual o fluxo das informações;
✓ Quais os recursos empregados no processo;
✓ Quais os custos parciais e totais;
✓ Qual ovolume de trabalho; e
✓ Qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total.


VANTAGENS

Podemos destacar as seguintes vantagens principais:

✓ Descrever qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;
✓ Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado;
✓ Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;
✓ Possibilita a verificação, de maneira clarae precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;
✓ Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são utilizados;
✓ Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo;
✓ Permite fácil atualização.




TÉCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMASPodemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares específicos.




1 Desenhando um fluxograma manualmente

No fluxograma vertical, como se trata de formulário impresso, o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos.

A elaboração, ou desenho de um fluxograma horizontal, requer algumas regras básicas:

✓ Dispor de gabaritos, quecorrespondem a réguas que contêm os símbolos convencionais;

✓ Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si;

✓ O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente;

✓ O desenho deve ser feito daesquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo;

✓ Deve-se utilizar lápis, ou lapiseira, pois permitem alterações mais rápidas, bastando para isso apagar o que se deseja modificar;

✓ O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo, data, versão e executante.


2 Desenhando um fluxograma com o uso dainformática

A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande.

Como referencial podemos citar os seguintes softwares:

✓ Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos;
✓ FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas;
✓ Process Chart: software específico para...
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