Fluxograma

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CASO: ESTUDO DO SISTEMA DE CONTAS A RECEBER DA MAlUNA INDUSTRIAL LTDA.
A Diretoria da Marina Industrial Ltda. constatou determinados problemas . os sistemas da área
financeira, sendo o que apresenta maiores deficiências é o sistema de contas a receber.
Portanto, você, como consultor de sistemas, organização e métodos recentemente contratado
pela Marina Industrial Ltda., teve uma conversapreliminar com o Sr. José Marques,
responsável pelo Setor de Tesouraria, que cuida das atividades de caixa, contas a pagar,
faturamento e crédito/cobrança da empresa.
Na entrevista inicial, o Sr. José Marques forneceu uma série de informações .sobre o sistema
de tesouraria, as quais estão relatadas a seguir.
Fica evidenciado, entretanto, que uma série de informações o Sr. José Marques nãoforneceu,
por desconhecimento ou esquecimento. Inclusive, você tem dúvidas sobre a veracidade de
algumas das informações fornecidas pelo Sr. Marques.
Com base nessas informações, você deve:
a) Fazer um fluxograma detalhado do sistema, conforme a explanação do Sr. José Marques.
b) Fazer uma análise do sistema do ponto de vista de:
• falta de informações;
• informações incorretas e/ou incompletas;• adequação dos procedimentos;
• controles internos; e
• políticas administrativas.
c) Propor as alterações que julgar necessárias, tendo, para tanto, a liberdade de alocar todas as
complementações e/ou situações não estabelecidas pelo Sr. José Marques, tendo em vista
apresentar um sistema proposto o mais completo possível.
d) Fazer os ajustes que forem necessários, se aparecer algumprocedimento esquisito no caso
da Marina Industrial Ltda .
A seguir, são apresentados os procedimentos do sistema de tesouraria, principalmente
quanto às contas a receber, por unidade organizacional envolvida:
SEÇÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA:
• recebe pela manhã, da Seção de Faturamento, as cinco vias das duplicatas e um resumo de
faturamento, referente ao faturamento realizado no dia anterior; e
•confere as duplicatas recebidas com o resumo e, caso haja qualquer divergência, consulta,
por telefone, a Seção de Faturamento para obter esclarecimentos.
SEÇÃO DE FATURAMENTO:
• verifica se alguma duplicata deixou de ser relacionada no resum: de faturamento e/ou de ser
enviada e, caso não tenha sido enviada coloca-a em um envelope e a envia à Seção de Crédito
e Cobrança caso alguma duplicata nãotenha sido relacionada no resumo de faturamento,
informa tal fato por telefone.
SEÇÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA:
• caso a conferência indique que todas as duplicatas emitidas foraram enviadas e relacionadas,
executa os seguintes procedimentos:
- arquiva as primeiras vias de duplicatas em uma pasta, em orde:r numérica, no
aguardo da remessa, pelo almoxarifado, do canhoto da nota fiscal quecomprova a
entrega;
- envia as segundas vias de duplicatas à Seção de Contabilidade Geral:
- retira do arquivo o formulário títulos não negociados e registra os dados das
duplicatas, por dezena do mês de vencimento;
- arquiva as terceiras vias, por ordem numérica, em uma pasta, e coloca novamente no
arquivo o formulário títulos não negociados;
- retira do arquivo o formulário faturamento do mêse, com base nas quintas vias das
duplicatas, lança, na linha correspondente ac dia do faturamento, os valores totais em
reais das duplicatas, de acordo com seu prazo de vencimento, sendo contra
apresentação. 30, 60, 90 ou mais de 90 dias; e
- arquiva as quintas vias de duplicatas, por ordem de dezena do mês de vencimento.
ALMOXARIFADO:
• obtém no ato da entrega do material o carimbo daempresa e/ou assinatura dos clientes nos
canhotos das primeiras vias da nota fiscal; e
• no início do expediente do dia seguinte ao da entrega do material, coloca todos os canhotos
em um envelope, cola o envelope e o envia à Seção de Crédito e Cobrança.
SEÇÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA:
• retira os canhotos do envelope, localiza na pasta do arquivo as primeiras vias das duplicatas
correspondentes,...
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