Estudo de caso

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Solução ideal para empresas que precisam GARANTIR e AGILIZAR a implantação EFICIENTE da Gestão de Documentos ou Gestão de Processos!
A ARQUIVAR desenvolveu a metodologia GEDIC ® – Gestão Estratégica de Documentos, Informação e Conhecimento Corporativo. A aplicação desta metodologia a um caso concreto se faz por intermédio da elaboração do Projeto GEDIC.
Ametodologia GEDIC ® tem como objetivo a criação da solução mais adequada, coesa e abrangente para cada demanda específica, mediante aplicação prática e associada às diversas técnicas, produtos e serviços de Gestão de Documentos e Processos.
A aplicação da Metodologia GEDIC® a um caso concreto se faz por intermédio da contratação da Consultoria GEDIC para elaboração do Projeto GEDIC, em que sãoformalizadas e documentadas as técnicas, produtos e serviços a serem adotados em um sistema de Gestão de documentos criado especificamente para uma empresa ou organização, à imagem e semelhança de suas características e necessidades.
 Objeto de análise:
* Departamentos e segmentos do cliente que farão parte dos trabalhos e sua abrangência;
* Os responsáveis envolvidos e as atribuições de cada um;* Títulos documentais integrantes do acervo do cliente que serão objetos do Projeto, assim como os procedimentos, técnicas e soluções aplicáveis a cada título, compreendendo todo ou parte do ciclo de vida das informações;
* Disseminação dos documentos: definição dos departamentos da empresa que deverão ter acesso às informações, como e quando;
* Ciclo de vida útil: prazos de permanêncianos arquivos ativo, semi-ativo e inativo (arquivo morto), e como serão realizadas as transferências de um arquivo para o outro;
* Processos de trabalho - workflow especificações dos fluxos de trabalho da empresa são identificadas e registradas: os responsáveis pelo atendimento, a sequência das tarefas e prazos do início até a conclusão do processo. 
Objetivos principais:
* Gestão totaldas informações da empresa, independente da mídia utilizada: papel, documentos digitalizados, arquivos digitais de qualquer extensão (.doc, .xls, .pdf etc), fitas magnéticas e microfilmes, dentre outros.
* Desenvolvimento de manuais contendo a metodologia de criação, tratamento, disseminação da informação, arquivamento e destinação final da documentação a ser gerada regularmente;
*Treinamento dos usuários e responsáveis pelos arquivos para correta gestão dos documentos, manutenção, operação dos acervos e dos Sistemas e Softwares implantados;
* Organização e inventário dos acervos já existentes;
* Manutenção regular dos arquivos ativos, com remanejamento, tratamento, eliminação ou envio de documentos para o serviço de Guarda.
* Criação do Centro de Gestão de Documentos,que poderá responder por todas as demandas do cliente através de serviços como: pesquisa, aquisição, organização, estruturação e disseminação da informação, elaboração de tabelas de temporalidade e taxonomias, digitalização de documentos e demais atividades que propiciem racionalidade e eficiência às informações geradas externa e internamente.
* Implantação de ferramenta de Workflow - automaçãode processos de trabalho: envio automático das tarefas para cada responsável, conforme a sequência do processo, com possibilidades de alarmes, anexação de imagens digitais e arquivos anexos, acompanhamento via gráfico, relatórios e muito mais;
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Solução ideal para empresas que precisam garantir a eficiência e qualidade da Gestão de Documentos e/ou Processos implantados, mas não querem desviar o foco dos seus negócios!
Atualmente, muitas empresas vêem a terceirização como um meio estratégico para se aumentar o foco nas metas dos seus negócios, e não mais como um simples meio de cortar custos.
É possível...
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