Empresa de administração de arquivos digitais

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Empresa de Administração de Arquivos Digitais

Questão 1 – Identificação da oportunidade (detalhar a trajetória de análise realizada pelo grupo para identificação da oportunidade).
Apresentação do negócio – A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses, ou seja, até 2012 essa duplicaçãoacontecerá a cada 11h. Cada vez gerando mais documentos em papel.
Essa avalanche de papel ocasiona inúmeros problemas:

Um executivo gasta em média 4 semanas por ano procurando documentos.
Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
A imagem de um documento digitalizada a 200dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
500páginas de texto requerem 1MB de armazenamento.
Um arquivo de 4 gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.
Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC,EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
Saber o que deve ser guardado e por quanto tempo, obtendo um sistema de custódia extremamente seguro e confiável é o desafio para preservar as informações.

Resolver questões como o que fazer com tantainformação, como selecioná-la dentro do processo de cada negócio, como e em que lugar armazená-la e localizá-la é a responsabilidade das EMPRESAS DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS

As tecnologias voltadas para a gestão completa de documentos, que envolvem etapas como a digitalização e indexação dos materiais, entre outras, estão sendo cada vez mais difundidas no meio corporativo.
Osgestores de mercados como financeiro, jurídico, varejo, tecnológico, por exemplo, estão notando os benefícios dessa tecnologia e está claro que para se manter competitivo no mercado é preciso gerenciar o grande volume diário de documentos físicos e eletrônicos e não somente arquivá-los

Os documentos a serem digitalizados podem ser:

Voz – Informações geradas de forma verbal. Cadavez mais informações verbais estão deixando o caráter informal e assumindo importância no mundo dos negócios. Você pede uma pizza, aplica no banco e altera a sua apólice de seguro. Tudo isso por telefone.
Texto – Informações normalmente mais formais, vão de cartas a contratos, planilhas, manuais, etc.

Imagem – Informações que não podem ser representadas nas formas anteriores: mapas,fotografias, assinaturas, etc.

Vantagens do armazenamento em meio eletrônico:

- Redução de áreas de arquivamento;

- Redução no tempo de recuperação da informação;

- Rapidez para atualização dos dados;

- Possibilidade de acesso por mais de um usuário;

- Possibilidade de manter cópias de seguranças.

Os argumentos para se livrar das pilhasde papéis são fortes. Eliminando-os nos armários, por exemplo, uma empresa pode criar mais espaço e reduzir os custos de armazenagem fora do local de trabalho. Através da troca eletrônica de informações com fornecedores e clientes, um negócio pode deixar a informação acessível de maneira rápida, e por outro lado, mais particular e segura com o uso de criptografia, senhas e outras medidas desegurança.

Questão 2 - Descrição Geral e Perfil Geral da Empresa Escolhida

Somos uma empresa que oferece soluções em GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Serviços de Gestão Documental capazes de transformar e inovar os processos tradicionais de gerenciamento dos documentos em papel, reduzindo custos e otimizando a pesquisa de informação no ambiente corporativo.

É...
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