Dicas para a elaboração de termos de abertura de projetos

Há uma unanimidade sobre a importância dos Termos de Abertura na iniciação dos projetos, como forma de sintetizar os objetivos do projeto, estabelecer as expectativas e designar o Gerente de Projetos e o Patrocinador. Há, entretanto, muita confusão na hora de elaborá-los, pois, nem sempre os conceitos envolvidos são claramente compreendidos. Nesse artigo, buscaremos dar algumas dicas com base na vivência prática, que podem ser úteis para os profissionais da área.

Quando envolvidos em um novo e desafiador projeto, a elaboração do Termo de Abertura é a primeira atividade na qual podemos contribuir: mesmo sendo da competência do Patrocinador, que é quem assina o Termo, é muito comum que nós, Gerentes de Projetos, sejamos chamados a participar na sua elaboração.

Teoricamente o Termo de Abertura é atribuição do patrocinador, e nele o gerente de projetos deveria ser nomeado. Entretanto a realidade aponta para um cenário bem diferente: nós, Gerentes de Projetos, somos comumente chamados para participar da elaboração do termo mesmo em suas versões iniciais, o que não é de todo mal.

Nesse momento, em boa parte das metodologias implantadas, precisamos elaborar um documento que sintetiza a visão do projeto, contendo, total ou parcialmente, as seguintes sessões:

Justificativa; Objetivos; Requisitos (visão inicial); Riscos (visão inicial); Cronograma de Marcos; Orçamento resumido; Designação do Gerente de Projetos e do Patrocinador; Premissas e Restrições.

Vejamos em maior nível de detalhes, as dificuldades mais comuns e as dicas para a composição de cada uma delas:

a) Justificativa ou como cheguei até aqui

A justificativa para o projeto deve ser, em linhas gerais, a sequência de fatos, conclusões e opiniões que resultaram no projeto ser escolhido como um dos focos da atenção (e dos investimentos) da organização.

Um dos erros mais comuns é a confusão entre a Justificativa e os Objetivos do Projeto. A dica