Destinação

Destinação
Alguns documentos têm valor temporário e outros têm valor permanente e jamais deverão ser eliminados. Há documentos que freqüentemente são usados como referência como menos freqüência ou quase não são usados e ainda existem aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso de referência. Devido a essas diferencias relativas ao valor e á freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, e eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
Estabelece o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores probatório ou informativo. O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e também do tempo de vigência dessas finalidades
Os Documentos podem ser:
Permanentes Vitais – Aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para organização
Permanentes – Os que pela formação que contêm, devem ser conservados indefinidamente
Temporários – Quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento
A eliminação não pode ser feita indiscriminadamente, nem deve ser basear se simplesmente em datas ou períodos rígidos, ao fim dos quais se possa destruir tudo. Há que se proceder criteriosamente, mas estabelecendo prazos sim, mas baseados nos valores atribuídos aos diversos documentos, de acordo com o seu conteúdo, com as informações nelas contidas e jamais em razão da espécie documental ou apresentação física

Os Trabalho de análise da comissão consiste em verificar
Importância do documento com relação aos valores administrativo, probatório ou histórico;
Possibilidade e custo de reprodução (microfilmagens)
Espaço, equipamento utilizado e custo do arquivamento
Número de cópias existentes e locais onde os dados são anotados