Da hoora

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2 . O FLUXOGRAMA COMO FORMA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS

Fluxograma é uma técnica de representação gráfica, em que são utilizados símbolos que permitem a descrição clara e precisa da seqüência de um processo, bem como sua análise e redesenho. É muito importante no processo de comunicação tanto para processos internos e externos á empresa.
Os fluxogramas permitem a identificação defalhas; verificação e aprimoramento dos processos de trabalho; definição de responsabilidades e exposição de possíveis problemas de comunicação, de retrabalhos e redução de custos operacionais.

2.1 - Etapas para criação de um fluxograma:

* Escolher a rotina a ser trabalhada
* Coletar os dados
* Desenhar a rotina
* Todo fluxo deve ter início e fim. Nenhuma simbologia podeficar solta, sem indicação da continuidade do processo ou com a simbologia de fim.
* Nunca esquecer das setas no fluxograma e do processo.
* Sempre que se for enviar um documento, utilizar a simbologia de "documento".
* Antes do "arquivo", obrigatoriamente tem que haver a simbologia de "documento", já que só se arquivam documentos.

2.2 - Símbolos utilizados para a construção dofluxograma:
Terminal: é utilizado para representar o início ou o fim de um processo ou para referir-se a outro processo que não seja objeto de estudo.

Operação: representa qualquer ação para criar, transformar, conferir ou analisar uma operação ou procedimento. Dentro do símbolo, descreve-se o objeto da ação.

Decisão: indica um ponto no processo que apresenta ações condicionantes, onde há caminhosalternativos, se acontecerem determinado evento (sim ou não).

Conector: indica onde continua a seqüência do fluxo (quando não há espaço suficiente para a continuação do desenho).

Área/Cargo: indica o nome do cargo ou da área que executará determinada atividade.

Documento: representa qualquer documento ou formulário.

Arquivo: representa o arquivamento da documentação inerente aoprocesso.

Setas: indicam o sentido do fluxo.

2.3 - Simbologia dos Fluxogramas
Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar a origem, processo e destino da informação escrita ou verbal componente de um sistema.
Existe uma tendência cada vez mais generalizada para a padronização dos símbolos convencionais que representam elementos ou situações correntes. A utilização dessessímbolos ampliou-se de tal forma que chegou a constituir uma linguagem corrente entre os usuários.
É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Esta situação é decorrente de características específicas de alguns sistemas que exigem essa flexibilidade.
Para elaborar um fluxograma,existem alguns softwares indicados, tais como: Aris; Visio; Flow Charting; Word; Excel; Power Point.

3. VANTAGENS DO USO DE FLUXOGRAMAS
Visão de conjunto e integrada de todo o processo; visualização dos detalhes críticos do processo; identificação dos pontos de controle potenciais; verificação e aprimoramento do processo decisório; identificação das inconsistências e pontos frágeis, comofalhas processuais, problemas de comunicação e retrabalho; verificação de etapas burocratizadas em excesso; detecção da utilização incorreta de recursos; inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos; integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada área; identificação das responsabilidades individuais; desenvolvimento de sistemas informatizados paraintegração de todas as áreas da empresa; geração de instrumentos de formação para todos os colaboradores da organização.
Representam, ainda, um eficaz sistema de Gestão de Documentação, de fácil utilização e necessário à Certificação ISO e de Sistemas de Gestão da Qualidade.

4. FLUXOGRAMA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO

Mostrarei, a seguir, através de um fluxograma, como ficou a implantação de um...
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