Correspondencia empresarial

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

CORRESPONDÊNCIA

É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de documentos: bilhetes, cartas, memorandos, ofícios, circulares, telegramas.

EFICÁCIA NA COMUNICAÇÃO: OBTENÇÃO DA RESPOSTA CORRETA

Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela não estabelece uma comunicação. Deve-se responder às perguntas: o que, a quem, quando, como, onde e por quê.

CÓDIGO ABERTO E FECHADO

Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em vez de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O código aberto possibilita muitas interpretações, o fechado admite apenas um entendimento.

[1] “Sílvia, ligue à tarde para aquela empresa.”

[2] “Sílvia, telefone às 15 horas para a Editora Atlas e fale com o Sr. Carlos, do Departamento de Marketing. Pergunte-lhe quando receberei a proposta de representação.”

PRECONCEITOS E ESTEREÓTIPOS

A correspondência comercial ainda exige atenção quanto aos preconceitos, estereótipos. Estereótipos são idéias cristalizadas, que se utilizam para reconhecer fatos ou pessoas de forma imediata, sem a participação de reflexão:

Mulher no volante, perigo constante.
Pessoas de determinada raça são assim ou assado.

REPERTÓRIO LEXICAL

Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural de cada indivíduo.
Para obter sucesso na redação comercial, é preciso prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor, aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas que fazem parte do mundo dele.

ESCOLHA DO CANAL

É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor suas idéias: telefone, fax, e-mail, telegramas...