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| LÍNGUA PORTUGUESA – REDAÇÃO OFICIAL |
1. DOCUMENTOS OFICIAIS
ATA é um documento em que são registrados, de forma resumida e objetiva, os fatos ocorridos durante uma reunião. A ata deve ser redigida, se possível, enquanto ocorre a reunião, por isso é usual que o secretário, que aredige, seja uma pessoa não envolvida nas discussões e deliberações a serem tomadas pelos participantes. Ou seja, o secretário deve ser apenas um observador e narrador fiel dos fatos. FORMA E CONTEÚDO DA ATA: No quadro a seguir, estão as partes básicas constituintes de uma ata.
|PARTE |CONTEÚDO |
|INTRODUÇÃO (OU |no.. da ata eespecificação da reunião (ex.: |
|CABEÇALHO) |Assembléia Geral Ordinária) |
|ABERTURA |data (por extenso), hora, local, tipo de reunião, |
| |nome completo da entidade, forma de convocação para |
| |a reunião |
|VERIFICAÇÃO DE PRESENÇA|registro donúmero de presentes e se ele é |
|(QUORUM) |suficiente para a realização da reunião, segundo a |
| |lei ou os estatutos da entidade |
|DEFINIÇÃO DA MESA |nome dos indicados para dirigir a reunião |
|DIRETORA |(presidente/coordenador e secretário(s)) e forma de |
| |escolha(aclamação/votação etc.) (ver observação, |
| |abaixo) |
|TEXTO |assuntos tratados, decisões, opiniões dos presentes,|
| |considerações, interrupções etc. |
|ENCERRAMENTO |frase-padrão do tipo “Nada mais havendo a tratar, |
| |encerraram-se ostrabalhos e a presente ata foi |
| |assinada por ........” |


Observação: O(s) presidente(s)/coordenador(es) e o(s) secretário(s) devem, necessariamente, assinar a ata. Quanto à comprovação da presença dos outros membros participantes, pode ser adotado um dos seguintes procedimentos:

- os participantes assinam a ata;
- junta-se a elauma lista com as assinaturas dos participantes;
- dispensam-se as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser registrado no encerramento da ata).
Dependendo da constituição da entidade, a ata pode ser um documento com valor jurídico. Por isso, nesses casos, é imprescindível tomar certos cuidados com sua redação. Dentre esses cuidados, destacam-se:
• A redação deve ser compacta,isto é, não se deixam parágrafos nem linhas em branco. (Esse procedimento impede que, no futuro, sejam feitos acréscimos ao texto original da ata.)
• Os números importantes devem ser escritos por extenso ou em algarismos e repetidos por extenso entre parênteses. Exemplo:
“... eleitos por um período de dois anos...” ou “... eleitos por um período de 2 (dois) anos...”
• Não pode apresentarrasuras ou borrões. Se, durante a redação, ocorrer algum erro, deve-se empregar a palavra “digo” e escrever a forma correta. Exemplo:
“... ficando indicado o Sr. José Pasquini para diretor, digo, supervisor da nova seção...”
Quando o erro só for percebido depois que a ata já estiver redigida, emprega-se a seguinte expressão corretiva: “Em tempo: onde se lê... leia-se...” Exemplo: Emtempo, onde se lê realinhar a antiga fábrica, leia-se reativar a antiga fábrica. Pode-se também empregar a expressão “em tempo” para se fazerem acréscimos depois que a ata já estiver pronta. Exemplo: Em tempo: A reunião da diretoria com os novos supervisores das regionais que, a princípio, estava marcada para maio ficou adiada para o início de julho.
O LIVRO DE ATAS: O livro de atas é um volume...
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