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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

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O QUE É ARQUIVOLOGIA?

É o ramo da ciência destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos métodos e técnicas a serem observados na implantação, organização, desenvolvimento e utilização dos documentos e das informações.
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Noções de Arquivamento Órgãos de Documentação • Arquivo: É o conjunto organizado dedocumentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo de suas atividades. •Biblioteca: Conjunto de material impresso e não impresso disposto ordenadamente para estudo e consulta. • Museu: É o lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de peças e obras de valor, representativas dos diferentes campos de conhecimento humano.
Lei 8.159, de 08/01/1991

Princípios da ArquivologiaPrincípio da Proveniência: Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. distinta.
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Princípio da Organicidade: é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/ acumuladora em suas relaçõesinternas e externas. externas.

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Princípio da Unicidade: forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

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Princípio da Invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

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Princípio dacumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

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Princìpio do respeito á ordem original: O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.

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Conceitos básicos: •Informação: Idéia, conhecimento. • Suporte: Todo e qualquer meio físico utilizado para registrar a informação. Ex: papel, CD, VHS, DVD. • Documento: Informação registrada em qualquertipo de suporte. Ex: livro, relatório, certidão, memorando.
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Características dos documentos • Forma: é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas diferentes: 1. Rascunho(minuta); 2. Original; 3. Cópia. • Formato: é a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = cartão,ficha,livro,folha,folder, cartaz.
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• Espécie: é a definição do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no documento e da aplicação a que este documento se destina.Ex: ofícios, certidões, atestados, atas, contratos, declarações. • Tipologias ou tipo: É a soma da espécie documental com a atividade(finalidade) a que o documento se destina.

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EXEMPLO:

Espécie Contrato DeclaraçãoMemorando

Atividade Aluguel Imposto de renda Apresentação de servidor Promissória Reunião Atividades Férias

Tipo ou tipologia Contrato de aluguel Declaração de imposto de renda Memorando de apresentação de servidor Nota promissória Ata de reunião Relatório de atividades Requerimento de 13 férias

Nota Ata Relatório Requerimento

GÊNERO DOS DOCUMENTOS O documento é classificado de acordocom a forma que a informação foi registrada. Assim, o documento pode ser classificado em um ou mais gênero.Ex:
Textuais ou escritos; Iconográficos; Filmográficos; Sonoro; Informáticos ou digitais; Cartográficos; Fotográficos; Micrográficos.
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TIPOS DE ARQUIVOS Quanto às entidades mantenedoras: • Públicos: Formado por documentos provenientes de órgãos federais, estaduais, distritais oumunicipais, mantidos por instituição pública.Ex.: Arquivo Nacional, Arquivos públicos dos municípios, etc. • Privados: Constituído por documentos de instituições particulares (comerciais, industriais e pessoais) e mantidos por instituições privadas.
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Quanto à natureza dos documentos: • Especiais: Guardam documentos determinados tipos ou suporte. de

• Especializados: Guardam documentos de...
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