Como organizar a agenda de uma reunião

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  • Publicado : 12 de março de 2013
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Como organizar a agenda de reuniões
Encontros marcados com antecedência ajudam a criar uma rotina com a equipe e realizar conversas mais produtivas
A sua rotina, diretor - aposto -, é recheada de reuniões. Como líder da escola, você tem sempre o que discutir com a coordenação pedagógica, a equipe docente, os funcionários, os pais, o Conselho de Escola e a Secretaria de Educação, certo? Quem nãofaz um cronograma, estabelecendo de antemão a regularidade dos encontros, vez ou outra se perde em meio a tantos compromissos. De fato, sem esse planejamento, o gestor acaba dispersando a atenção que precisa dedicar a cada segmento da escola e fica refém de conversas marcadas em cima da hora e sem pauta definida. "Há a falsa ideia de que a reunião não é um tempo bem aproveitado. Ao contrário: sebem conduzida, reforça o espírito de equipe, coloca o grupo no centro das decisões e contribui para a formação dos profissionais", defende Mauro Augusto del Pino, diretor da Faculdade de Educação da Universidade Federal de Pelotas.

A organização do cronograma da equipe gestora geralmente começa com o calendário enviado pela rede de ensino, responsável por marcar as datas do início e do fim doano letivo, os compromissos com a própria Secretaria de Educação, os momentos de formação coletiva e dos períodos de avaliação. A rede também pode sugerir datas para a realização dos conselhos de classe e de escola e reuniões de pais ou solicitar que as unidades encaminhem essa programação para que ela seja submetida a aprovação.

No entanto, os encontros envolvendo as pessoas que trabalham naescola são sempre de responsabilidade do gestor. Cabe a ele agendá-los com antecedência e decidir com que periodicidade serão realizados. Se a instituição tiver muitos alunos - e, proporcionalmente, muitos funcionários -, provavelmente será preciso diálogos mais frequentes. Não há regras estabelecidas para a organização desse cronograma, porém existem referências, com base em boas experiências,que podem orientar o diretor (leia o quadro abaixo). O acompanhamento da coordenação pedagógica e dos professores, por exemplo, é semanal nas redes que investem em formação continuada. O ideal é instituir um dia fixo para isso e definir com antecedência datas alternativas, para o caso de um ou outro evento coincidir com feriados ou agendamentos feitos pela Secretaria de última hora.
Sugestão decronograma
Grupos/Períodos Semanal Mensal Bimestral Semestral
Coordenação pedagógica Toda segunda-feira
9h às 11h
Professores Primeira terça-feira do mês
10h às 12h
Merendeiras Primeira sexta-feira do mês
9h às 10h30
Secretaria
da escola Primeira quinta-feira do mês
11h às 12h30
Vigias Primeira segunda-feira do mês
14h às 15h30
Auxiliares de
serviçosgerais Última sexta-feira do mês
15h às 16h30
Conselho
de classe Última quarta-feira do bimestre
8h às 10h
Pais Última sexta-feira do bimestre
19h às 21h
Conselho
de escola Primeiro sábado do ano letivo, último sábado antes do fim do semestre, e penúltimo sábado do ano letivo
11h às 13h
Secretaria
de Educação*
* De acordo com o calendário escolarpreviamente estabelecido
Planejamento e divulgação da pauta melhoram a participação

Fixar datas fáceis de lembrar - toda terça-feira ou todo dia 10 - ajuda os envolvidos a se habituarem aos compromissos. Ainda assim, vale a pena distribuir a programação anual impressa para que todos tenham tempo de se organizar. Memorandos também são úteis para quando se aproxima a data marcada. Com essa estratégia,Sonia Abreu, diretora da EM Professora Hilda Weiss Trench, em Itapetininga, a 168 quilômetros de São Paulo, conseguiu que a adesão à reunião de pais superasse os 90%. "Decidimos as datas no início do ano e fazemos de tudo para que ela não seja alterada, pois o calendário é distribuído aos responsáveis no ato da matrícula. Por saber dos eventos com antecedência, até as famílias que vivem na zona...
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