Auditoria- procesamento da compra

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1. Compras

Processamento da compra:
O processo relativo às compras de inventários tem normalmente início no sector da empresa que tem a seu cargo a gestão dos stocks. A determinação dos níveis dos stocks deve ser feira, por seu lado, com base nas previsões de vendas elaboradas tempestivamente pelo departamento comercial. Assim, quando for chegado o momento de lançar a compra, o sector dagestão de stocks deverá dirigir à secção de compras um pedido de compra, o qual deverá indicar, além das quantidades a adquirir, todas as especificações do artigo bem como a indicação de eventuais fornecedores. O pedido de compra deverá ser emitido com três exemplares: original (secção de compras), duplicado (para a secção de compras que devolverá ao sector de gestão de stocks quando a compra forlançada) e triplicado (para arquivo do sector de gestão de stocks). Na posse do pedido de compra, a secção de compras deverá dar início à pesquisa do fornecedor mais indicado para satisfazer as necessidades da empresa.
Para tal, a secção de compras pode socorrer-se de três vias: consultar os seus próprios ficheiros; efectuar consultas directas a fornecedores; e lançar um concurso publico. Emprincípio qualquer secção de compras minimamente organizada disporá de dois tipos de ficheiro: um, por artigos, que indicará os fornecedores que estão em condições de fornecer cada artigo e outro, por fornecedores que mencionará entre outras informações as condições de venda de cada um deles.
O ficheiro de fornecedores deverá ser periodicamente actualizado na medida em que poderão surgir no mercado novosfornecedores que oferecem condições mais vantajosas. Uma forma de actualizar o ficheiro de fornecedores é através da consulta de publicações especializadas. Outra será por via de publicação de anúncios na imprensa (jornais, revistas técnicas) solicitando o envio de catálogos e condições. A efectivação de consultas directas a fornecedores utiliza-se geralmente quando os bens a adquirir são devenda exclusiva de um número restrito de fornecedores.
Após a secção de compras ter seleccionado o fornecedor deverá emitir um documento que poderá denominar-se de ordem de compra ou nota de encomenda. Poderá haver situações que obriguem ou aconselhem a elaboração de contratos formais. A ordem de compra deverá mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário,descontos, prazos de entrega e pagamento, etc. Obviamente que a ordem de compra deverá ser aprovada não só pelo responsável da secção de compras como também pelo responsável financeiro a fim deste poder incluir o pagamento da factura no seu plano de tesouraria.
A nota de encomenda deverá ser emitida em quadruplicado: Original para o fornecedor, Duplicado para a contabilidade, para o fim daconferência de documentos originados pela compra (factura, guia de remessa, guia de recepção e guia de entrada em armazém), Triplicado para a recepção ter conhecimento da compra (não deve incluir quantidades encomendadas) e quadruplicado para o arquivo temporário da secção de compras, agrafado ao pedido de compra inicial. Após a entrada do artigo vai para o arquivo definitivo. Em alguns casos pode servantajoso existir um quintuplicado para a secção de compras arquivar por ordem alfabética de fornecedores.

Recepção das existências
A recepção das existências enviadas pelos fornecedores deve compreender sempre dois aspectos: o quantitativo e o qualitativo. A cópia da ordem de compra que é enviada para a secção de recepção não deve mencionar as quantidades encomendadas. Assim, quando umaencomenda chega á empresa, o responsável pela recepção deve solicitar ao transportador a guia de remessa e mandar proceder à contagem (pesagem ou medição) dos bens. Se houver coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa, o responsável assinará o talão destacável de tal guia dando quitação das mesmas ressalvando se tal for apropriado, o facto de a secção de...
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