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Planejando as atividades do dia

A rotina de nós, secretárias, é bem apertada, são muitas tarefas para resolver o tempo todo e se não houver um planejamento eficaz do tempo, pode comprometer e muito nossa carreira. Nosso dia que já não é fácil pode virar um caos e é claro que ninguém quer isso. =]

Cada secretária tem a sua rotina de tarefas, afinal, elas mudam conforme o setor que vocêtrabalha. Mas sempre dá para melhorar um pouquinho e ficar ainda mais super né?

Para a secretária, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir planejar e executar as atividades do dia é preciso adotar algumas técnicas importantes como:

Checklist
O checklist é uma lista de verificação. Nele é possível relacionar todas as atividades e os materiais necessários para executardeterminada tarefa. Ele deve ser conferido diversas vezes durante o dia, garantindo que nenhum item passe despercebido e você acabe esquecendo-se de realizar alguma tarefa importante.

Follow-up
É uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Ele deve ser utilizado sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a seremcumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.

A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, como o follow-up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos. Algumas coisas que podem ser guardados no follow-up:

•cartas, memorandos, e-mails elembretes manuscritos que aguardam uma resposta;
•faturas, contas e anuidades a pagar;
•lembretes ou controle para renovação de assinaturas;
•respostas de assuntos que estão em andamento;
•compromissos assumidos com novos clientes;
•contratos a serem assinados;
•assuntos a serem resolvidos na próxima reunião;
•telefonemas pendentes que aguardam um retorno;
•reuniões e visitas que precisamser marcadas.
O follow-up pode ser arquivado um uma pasta sanfonada, em ordem numérica, com 31 repartições. Isso corresponde a cada dia do mês. Assim, você guarda lá no dia correspondente a ser executado.

Esse arquivo deve ser consultado diariamente, logo que chegar ao escritório e também no fim do dia, quando você começa a planejar as atividades do dia seguinte.

Não guarde no follow-updocumentos inteiros ou originais. Deixe somente uma referência para quando for consultar lembrar-se do que se trata. Assim você evita de perder algum documento importante.

Evite transferir uma tarefa para o dia seguinte simplesmente porque não conseguiu realizar. Se não conseguiu cumprir seu prazo é porque alguma coisa esta errada, será preciso tomar cuidado no planejamento e no prazo que esta dandopara as tarefas.

Agenda
Com ela é possível organizar as tarefas do dia, semana, mês… uma boa agenda eletrônica é o Google Agenda, já falei dela aqui.

Tanto você como seu executivo podem alterar os compromissos e o melhor de tudo? Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo. Basta ter acesso a internet, super né?

Na agenda anote tudo que for possível, assim você não corre o risco deesquecer nadinha. Algumas coisas importantes que se deve anotar na agenda:

•Todos os compromissos diários do executivo, da equipe e os seus próprios compromissos;
•Reuniões internas, externas, colocando a data, horário, local, telefone, assunto e os participantes;
•Contas a vender e a receber;
•Compromissos sociais;
•Datas de aniversários dos contatos profissionais e dos familiares do teuexecutivo. É bom ajudá-lo a lembrar, mostra que você é super e não esquece nenhum detalhe.
Elimine todos aqueles papeizinhos que estão na sua mesa. Perder um deles e esquecer o compromisso é super fácil e você não deseja isso, não é mesmo?

Caso você utilize a tradicional agenda de papel, anote tudo a lápis, assim fica mais fácil para futuras correções.

Sempre que for falar com seu...
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