Arquivos e documentos empresariai

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GeSec – Revista de Gestão e Secretariado ISSN: 2178-9010 Organização: SINSESP Editor Científico: Cibele Barsalini Martins Avaliação: Double Blind Review pelo SEER/OJS Revisão: Gramatical, normativa e de formatação

ARQUIVOS E DOCUMENTOS EMPRESARIAIS: DA ORGANIZAÇÃO COTIDIANA À GESTÃO EFICIENTE

CORPORATE DOCUMENTS AND FILES: FROM THE DAY-BY-DAY ORGANIZATION TO THE EFFECTIVE MANAGEMENTElisabeth Adriana Dudziak Doutora em Engenharia de Produção pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo – EP-USP Mestre em Ciências da Comunicação Escola de Comunicações e Artes – ECA-USP. Professora Curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Paulista-UNIP elisabeth.dudziak@gmail.com

Elisabeth Adriana Dudziak

RESUMO O objetivo deste artigo é apresentar e discutir oprocesso de planejamento, organização, guarda e gestão de arquivos e documentos empresariais, do ponto de vista do profissional de secretariado executivo. Inicia-se o texto a partir da introdução ao cenário atual com foco na dinâmica global, as demandas de serviço e o papel essencial do secretário executivo na empresa. Apresenta-se uma revisão teórica dos principais conceitos e normas internacionalmenteadotadas na organização de arquivos. Estabelece-se a necessidade de realizar, mais do que a simples organização de arquivos, a gestão de documentos e arquivos. Com base nesta premissa, são apresentadas as bases teórico-conceituais para a implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo, a partir das principais tipologias documentais existentes nas empresas e respectivos critérios classificaçãoe temporalidade de guarda de documentos. Discute-se a importância do planejamento estratégico, tático e operacional da gestão de arquivos. Finaliza-se o artigo com a descrição das etapas de implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo e o código de ética do gestor de documentos.

Palavras-chave: Arquivos empresariais. Tipologias documentais. Organização documentária. Secretárioexecutivo.

Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 90-110, jan./jun. 2010.

Arquivos e documentos empresariais: da organização cotidiana à gestão eficiente

ABSTRACT The aim of this paper is to present and discuss the process of planning, organization and management of business archives and documents from the standpoint of the professional of executive secretary. It begins fromthe introduction to current scenario with focus on global dynamics, the service demands and the essential role of executive secretary in the company. It presents a theoretical review of key concepts and standards internationally adopted. The sets out the need of carry more than the simple organization of archives, management of documents and archives. Based on this premise, we present conceptualbases for implantation of a Service of Documentation and Archive, main document types in companies, and criteria of classification and document custody temporality. We discuss about the importance of strategic planning, tactical and operational management of archives. Finally, we present a description of the steps of the implantation of an Archive and Documentation Service, and the code of ethicsof document manager. Keywords: Business archives. Document types. Document organization. Executive secretary.

Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 90–110, jan./jun. 2010.

Elisabeth Adriana Dudziak

1 INTRODUÇÃO Atualmente, as mudanças tecnológicas e econômicas causam um impacto cada vez mais imediato nas empresas. Alteraram-se as bases que, no passado, constituíam ocerne do sucesso empresarial. Em muitas empresas, a situação alterou-se mais rápido que a capacidade de absorção de novas demandas por parte dos gestores e seus colaboradores. A incerteza cresceu à medida que novas atividades e tecnologias devem ser rapidamente dominadas, bem como aumentou a demanda, em geral, pela qualidade. Neste cenário, a discrepância entre a velocidade de mudança do...
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