Arquivologia

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade.
Toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Gestão de Documentos
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O documento pode ser:
Simples
Ex: Ofício, relatório, ficha de atendimento;
Composto
Ex: Processo.

GESTÃO DE DOCUMENTOS
FASES:
Produção dos Documentos
Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.
Destinação dos Documentos
Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo.

Objetivos
- Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.
- Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos.
- Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
- Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.
- Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e