arquivologia

CAPÍTULO 01

INFORMAÇÃO, DADOS E TIPOS DE DOCUMENTOS

1.1 - INFORMAÇÃO

É um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos éinformação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém que traga uma maneira de fácil compreensão, ou seja, informaçãoé todo o conjunto de dados devidamente ordenados e organizados de forma a ter significado.

1.2- DADOS

Os dados são uma representação dos fatos, conceitos ou instruções de uma maneira normalizada que se adapte à comunicação, interpretação e processamento pelo ser humano ou através de máquinas automáticas.
Os dados são representados por símbolos como, por exemplo: as letras do alfabeto: a, b, c etc, mas não é em si a informação desejada. Este detalhamento será demonstrado nos próximos capítulos.

1.3 - DOCUMENTOS

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

1.4- TIPOS DE DOCUMENTOS

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas responsabilidades e os documentos são o reflexo delas, por fazer parte do conjunto de seus serviços.
Portanto, são variados os tipos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos e as espécies em que se apresentam dentro de um Arquivo de uma empresa.

a) Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
Exemplos: formulários, ficha, caderno, folha, cartaz, microficha, rolo, etc.

b) Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, memorando, ofício, proposta, requerimento etc.

1.5 - NATUREZA DO ASSUNTO

Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado