Arquivologia

ARQUIVO

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.

TIPOS DE ARQUIVOS

Activos, Semi-Activos e Inactivos
A distinção entre arquivos activos, semi-activos e inactivos decorre do facto de dentro de uma determinada organização ou sistema de informação, alguns arquivos – os activos – se revestirem de uma frequência de consulta da sua documentação extremamente elevada, servindo o intuito de informar, na gestão corrente dos serviços; enquanto que nos arquivos semi-activos e inactivos, a sua frequência de consulta são muito baixa. A designação arquivo inactivo não deve ser entendida à letra, isto é, no sentido de que é um arquivo “morto”. Tal expressão, generalizada na prática, tem de se considerar como menos própria devendo-se, com mais rigor, designar o arquivo inactivo como “arquivo definitivo” ou “estático” e o arquivo activo como “arquivo corrente” ou “dinâmico”. Estas designações têm a ver com as fases do ciclo vital da documentação.
A fase activa corresponde à primeira idade do ciclo vital da documentação, durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais e legais. Na fase semi-activa, considerada como a segunda idade deste ciclo, a documentação é ocasionalmente consultada e utilizada pela entidade produtora no exercício das suas actividades. Na fase inactiva, terceira e última fase do ciclo vital, a documentação deixou de ser utilizada pela entidade produtora no