Arquivamento

Páginas: 2 (266 palavras) Publicado: 22 de março de 2013
Arquivamento


Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiro, “arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longodas atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. O arquivamento tem como objetivo guardar e conservar documentações que facilitam o acesso aos dados pessoais.
NoDepartamento Pessoal da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande, as documentações dos servidores são arquivadas em armários, onde são organizadas pastas contendo toda a vida funcional doscolaboradores. Essas pastas são separadas por funções, por exemplo, operadores, operários, serventes, entre outros cargos, como mostra a figura 1.


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Figura 1-Arquivo
Em pastassuspensas, é colocada toda a documentação do servidor. Esta documentação segue uma ordem: primeiramente é colocada uma ficha com todos os dados pessoais do funcionário (CPF, identidade, títuloeleitoral, e outros), em seguida, são anexadas cópias dos documentos pessoais, logo, outros papéis relacionados a processos realizados pelos funcionários na instituição, como pedido de férias,autorizações, portarias, etc.
As pastas são sistematizadas por ordem alfabética, como mostra a figura 2, proporcionando, assim, a agilidade e a economia do tempo na busca dos dados.[pic]
Figura 2-Pastas Suspensas separadas por ordem alfabética.
Há também um arquivo inativo, onde contém as pastas dos funcionários exonerados da prefeitura. Estas são organizadasapenas por ordem alfabética, não mais por setores.
Durante a organização do arquivamento é possível detectar falhas, como por exemplo, a falta de documentação, podendo assim corrigi-lasindo em busca dos mesmos para que, futuramente, não ocasione danos prejudiciais à instituição.




















Obs.: citação de www.unicamp.com , acesso em...
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