Aprovisionamento

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O APROVISIONAMENTO

O aprovisionamento
Aprovisionamento é uma das funções em que se pode dividir a actividade de uma empresa.

Tem em vista o abastecimento atempado de todos os bens e serviços necessários ao seu eficaz funcionamento, em quantidade e qualidade desejadas e sempre ao menor custo.

A função de aprovisionamento assegura um fluxo contínuo de bens de modo asatisfazer as necessidades da fabricação ou dos clientes no momento desejado.

FUNÇÃO DE APROVISONAMENTO

FORNECEDORES BENS E SERVIÇOS UTILIZADORES INTERNOS

As classes de bens e serviços necessários ao normal funcionamento da empresa são, em regra:
o Mercadorias
o Matérias-primas esubsidiárias
o Materiais diversos
o Material de expediente
o Artigos de higiene
o Imobilizado
o Assistência técnica

Competências da função de aprovisionamento:

o Criteriosa escolha dos locais de armazenagem dos bens-materiais, produtos em curso de fabrico e produtos acabados – o seu correcto dimensionamento, de forma a:
­ Minimizar as distâncias a percorrerpor esses bens entre os pontos de armazenagem e os locais onde irão ser utilizados (ou expedidos);
­ Possibilitar uma fácil e económica recepção e armazenagem dos materiais recebidos (dos fornecedores ou da produção);
­ Permitir um correcto manuseamento dos bens quando da satisfação das requisições (para a produção ou para a expedição para os clientes).

o Criterioso estudo dolayout (estuda a dimensão e configuração do armazém, também a sua localização, implementa métodos de armazenagem, características dos bens a armazenar, volume de stocks) de cada armazém e dos respectivos equipamentos de arrumação e movimentação, de modo a:
­ Racionalizar as movimentações internas;
­ Minimizar as possibilidades de deterioração dos produtos, de dúvidas sobre a suaqualidade e de acidentes.

o Estudo de um sistema eficaz de identificação dos produtos e de rápida verificação das quantidades existentes.

o Organização de um processo que minimize a possibilidade de entrada ou saída física de bens sem a prévia recepção dos documentos necessários, correctamente preenchidos e rubricados por quem tenha poderes para tal.

o Implementação de umsistema que permita programar com antecipação necessária as encomendas a lançar e as respectivas quantidades, em ordem a, pelo menor custo e com envolvimento financeiro mínimo, limitar a um valor aceitável, o risco de uma ruptura de stocks.

o Organização de um processo técnico-administrativo de preparação das encomendas que garanta que os produtos delas constantes vão correctamente especificadase que todas as condições são claramente entendidas pelos fornecedores consultados.

o Implementação de um processo eficaz de seguimento das encomendas, desde a sua emissão até à sua recepção.

o Organização de um sistema de recepção, quantitativa e qualitativa, dos materiais enviados pelos fornecedores.

Uma gestão racional do aprovisionamento evita:
­ Investimentosdesnecessários em stocks;
­ Ruptura de stocks;
­ Elevados custos de encomenda;
­ Grandes áreas para armazém;
­ Excesso de meios humanos e materiais para controlo do(s) armazém(s).

A eficácia da função aprovisionamento repercute-se em outras funções da empresa.
Compete ao aprovisionamento garantir as quantidades de bens, nos prazos e na qualidade desejadapela função produção.
Por outro lado, a função financeira, necessita de informação detalhada sobre as obrigações contraídas pelo aprovisionamento, de modo que os compromissos com os fornecedores estejam previstos no programa de pagamentos.

A função de aprovisionamento na estrutura de uma empresa depende, essencialmente, de dois factores:
­ A dimensão da empresa;...
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