Administração

Esqueça-se das críticas que existem a respeito das reuniões. É muito comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, lá vem outra reunião...". Como profissional moderna e atualizada, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco.

As críticas às reuniões tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniões. Eles são mais visuais e se fiam mais na comunicação escrita - isto quer dizer, nas leituras em geral. Aqui, em terras tupiniquins, é comum você cobrar uma pessoa por causa de sua ausência em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails e/ou cartas) e ela responder: "Ué, ninguém falou mais nada!".

Portanto, aqui neste espaço iremos falar sempre das reuniões. Com dicas, livros, artigos,etc.. Por ora, gostaríamos de dar a você alguns elementos básicos sobre a organização e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de check list suplementar.

1) Definição de hora e lugar: Cabe a você ter a certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por exemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polêmico, procure - se possível - destinar um local mais aprazível, algo que ajude a "desarmar os espíritos".

2) Comunicação Interna: Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito.

3) Papéis e lápis/canetas: Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos