Administração do tempo

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CURSO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Autor: Júlio César Zanluca

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Permitido a reprodução e distribuição - desde que gratuita e citada a fonte e o autor.

INTRODUÇÃO

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tãolimitado e precioso.

Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.

Vamos aprender, neste curso, as principais técnicas de utilizar adequadamente o tempo. Vá em frente e persista: você vencerá! Quase todos nós somos muito ocupados, mas sempre haverá espaço para nosaperfeiçoarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.

O único derrotado é aquele que desistiu de lutar !

MÓDULO 1 – COMO TER TEMPO?

Para se ter tempo, é preciso administrá-lo da melhor forma possível.

PLANO DE AÇÃO DIÁRIO

Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se não o fizer, irá dedicar tempo precioso àquilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.

Trabalhe com o que éIMPORTANTE e não somente com o que é URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de realizar. Não permite que suas preocupações diárias lhe impeçam de planejar seu esquema.

Exemplo:

(as tarefas mais importantes e prioritárias estão sublinhadas)

8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatório da diretoria
8.30 horas: Reuniãocom chefia
8.50 horas: leitura dos e-mails
9.10 horas: Projeto do novo produto
9.50 horas: Pausa para ginástica
10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE
11 horas: Redigir relatório da visita do cliente
12 horas: Almoço
13.30 horas: Telefonemas e pendências
14.30 horas: Leitura da correspondência
15.00 horas: Visita á seção de Pesquisa e Desenvolvimento
15.30 horas: Reunião doDepartamento Comercial e Marketing
17.00 horas: Revisão final do relatório de visita do cliente
17.50 horas: Programação geral para o dia seguinte

No início, talvez seja difícil você organizar suas tarefas. Compre uma agenda e vá incluindo os horários e tarefas. A medida que o dia for progredindo, vá assinalando o que você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já que, ao final do dia,você poderá olhar a lista e (certamente) poderá dizer: quanta coisa que eu fiz!

Se você não gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de texto, e preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lápis:

MODELO
(copie a partir daqui)

PLANO DE AÇÃO PARA O DIA ....../........../..........|
Horário|Tarefa|Efetuada?|
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Tudo bem? Vamos em frente...

CONCENTRAÇÃO!

A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no que você faz. Não é possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as forças nela. Não interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. VÁ ATÉ O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque maciço.

Comoaumentar sua concentração? Talvez você terá que desligar o rádio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um relatório técnico é algo extremamente difícil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatório!

CRIE MODELOS!

Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios. Guardeem seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou, e utilize-os para fazer novos relatórios (bastando só preencher os dados que são solicitados pelo seu relatório específico).

Tudo o que você faz que é rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.

Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrônica) para guardar...
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