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  • Publicado : 1 de abril de 2012
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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Prof.ª Ana Luiza Soares CONCEITOS BÁSICOS: • Arquivo: É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo de suas atividades. A finalidade é organizar os documentos e facilitar o acesso a ele. •Informação: Idéia, conhecimento. Suporte: Meio físico utilizado para registrar a informação. Papel, CD, VHS, DVD.• Documento: Informação registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatório, certidão, memorando. • Biblioteca: Conjunto de material impresso e não impresso disposto ordenadamente para estudo e consulta. • Museu: É o lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de peças e obras de valor, representativas dos diferentes campos de conhecimento humano. PRINCIPIOS DA ARQUIVOLOGIA Princípio da proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seucontexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.  Princípio da organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.  Princípio da unicidade: Não obstante,forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.  Princípio da invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.  Princípio da cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica..ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS. Forma: é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas diferentes: 1. Rascunho (minuta); É a primeira redação, ainda não definida, de um texto; um borrão, ou um contrato não assinado. 2. Original; É a redação definitiva de um documento não se permitindo alterações. 3. Cópia. È a reprodução fiel do original. Formato: É aconfiguração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz. Espécie: é a definição do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no documento e da aplicação a que este documento se destina. Ex: ofícios, certidões, atestados, atas, contratos, declarações. Tipologias ou tipo: É a soma daespécie documental com a atividade (finalidade) a que o documento se destina. EX: Espécie Contrato Declaração Atividade Tipo ou tipologia

Aluguel Contrato de aluguel Imposto de Declaração de renda imposto de renda Memorando Apresentação de Memorando de servidor apresentação de servidor Nota Promissória Nota promissória Ata Reunião Ata de reunião Relatório Atividades Relatório de atividadesRequerimento Férias Requerimento de férias GÊNERO DOS DOCUMENTOS • Textuais ou escritos: Informação em forma de texto, manuscritos, datilografados ou impressos Ex: livro, relatório, certidão, ofício. • Iconográficos: Informação em forma de imagem estática. Ex: fotografia, desenhos, gráficos, slides, gravuras. •Filmográficos ou Audiovisuais: Documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas com ousem trilhas sonoras, contendo imagens em movimentos.

• Cartográficos: Documentos contendo representações geográficas e arquitetônicas ou de engenharia ex: mapas e plantas. • Informáticos: Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador ex: disquete, disco rígido, disco óptico. • Sonoro: Documentos contendo registros fonográficos. •Micrograficos Documentos em suporte fílmico...
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