Abordagem burocratica

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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Neste capítulo iremos falar da gestão de documentos, abordando as componentes que lhe dizem respeito desde o seu historial até a avaliação de documentos.
HISTORIAL DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
O termo gestão de documentos surge após a II Guerra mundial em países como EUA e Canadá, com o progresso da ciência e da tecnologia que, entre outros aspectos, resultou no surgimento denovas áreas de conhecimento. No mesmo período destaca-se o aumento da população mundial.
Por outro lado, a introdução de novas tecnologias de informação e comunicação colocou desafios enormes ao nível do controlo da massa documental em acumulação permanente fixando um novo dinamismo da época.
Como consequência, houve obstrução da capacidade gerências das instituições, na medida em que todas asactividades exercidas eram registadas. Por isso a produção de documentos aumentou a níveis mais altos a ponto de causar a referida obstrução. Assim sendo, as organizações viram-se obrigadas a estabelecer medidas e técnicas de modo a estancar esta situação.
Os EUA, Canadá e alguns países europeus desenvolveram estudos com objectivo de fazer reformas nas respectivas administrações. O resultadodesses estudos é o surgimento da teoria das três idades e conceito de gestão de documentos. (PAES, 1997, p.53)
Essas técnicas devem ser aplicadas de forma simples e flexível de modo a garantir sua maior aplicação. Embora a concepção teórica da aplicabilidade se tenha desenvolvido após a II Guerra mundial nos EUA e Canadá, a gestão de documentos possuía raízes no final do séc. XIX em função dosproblemas detectados na administração pública dos dois países no que se refere ao uso e guarda dos documentos. Naquele período, segundo Jardim, as instituições arquivísticas caracterizavam-se pela função de órgãos de apoio à pesquisa.
O surgimento da teoria das três idades e o conceito de gestão de documentos veio revolucionar as técnicas arquivísticas e consequentemente o uso dos arquivos como serviçode apoio à administração.
Segundo esta teoria, os arquivos passam por três estágios distintos de acordo com o uso que se faz dos documentos correntes, intermediário e permanente.
Depois do historial da gestão de documentos vamos, asseguir tentar definir a gestão de documentos.
CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
é uma operação arquivística que tem como objectivo “Gestão de documentos reduzir aproporções manipuláveis a massa documental de forma a conservar permanentemente os que têm valor cultural histórico sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. (JARDIM Apud BURNET, 1998, p.34- 35)
Com esta definição percebe-se a importância da gestão de documentos na redução da massa documental e na manutenção dos documentos. Com a redução da massadocumental garante-se uma utilização seja para fins administrativos seja para fins de pesquisa.
Amaral (2003) define gestão de documentos como “conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização, tramitação, classificação, uso primário e avaliação dos arquivos.’’ (p.69)
Nharreluga (2007) afirmar que,
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes asactividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediaria visando a sua eliminação ou recolha para o arquivo permanente. ( 2007, p.3 )
A partir desta definição podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos, a produção, utilização e destinação de documentos.
Das definições já apresentadas percebe-se que não há divergências dosautores quanto ao conceito de gestão de documentos, mas interessa-nos analisar o conceito apresentado por Nharreluga.
Com a colocação dos especialistas acima citados, podemos definir gestão de documentos como o conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes ao ciclo vital dos documentos, isto é, uma intervenção que ocorre no âmbito do ciclo vital dos documentos.
Importa referir que a...
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